Grandes Beneficios de la Gestión Documental

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Soluciones de control y administración de documentos

La transformación digital de las empresas

Por: Lic. Mónica Becerra Mendoza

Como parte de algunos estudios e investigaciones, se ha estimado que dependiendo del área en la que laboren, los empleados gastan desde un 3 hasta un 10% de su tiempo mensual buscando documentos de la compañía para la que trabajan (el porcentaje podrá variar dependiendo del giro de la empresa, del tipo de archivo y su frecuencia de uso).

Es común que hoy en día nos veamos saturados por una gran cantidad de información y que el número de documentos vaya en aumento.

Esto da lugar a problemas frecuentes como:

[one_half last=”no” spacing=”yes” center_content=”no” hide_on_mobile=”no” background_color=”” background_image=”” background_repeat=”no-repeat” background_position=”left top” border_size=”0px” border_color=”” border_style=”” padding=”” margin_top=”” margin_bottom=”” animation_type=”” animation_direction=”” animation_speed=”0.1″ class=”” id=””][imageframe lightbox=”no” lightbox_image=”” style_type=”none” bordercolor=”” bordersize=”0px” borderradius=”0″ stylecolor=”” align=”right” link=”” linktarget=”_self” animation_type=”0″ animation_direction=”down” animation_speed=”0.1″ hide_on_mobile=”no” class=”” id=””] [/imageframe][/one_half][one_half last=”yes” spacing=”yes” center_content=”no” hide_on_mobile=”no” background_color=”” background_image=”” background_repeat=”no-repeat” background_position=”left top” border_size=”0px” border_color=”” border_style=”” padding=”” margin_top=”” margin_bottom=”” animation_type=”” animation_direction=”” animation_speed=”0.1″ class=”” id=””][checklist icon=”fa-check” iconcolor=”#ef4023″ circle=”no” circlecolor=”” size=”13px” class=”” id=””][li_item icon=”fa-folder-open-o”]Datos archivados sin el orden correcto[/li_item][li_item icon=”fa-files-o”]Información extraviada o duplicada[/li_item][li_item icon=”fa-leaf”]Desperdicio de papel[/li_item][li_item icon=”fa-clock-o”]Tiempo perdido en buscar información[/li_item][/checklist][/one_half]

Las soluciones de gestión documental son la respuesta a este desafío que muchas empresas padecen en su día a día, haciendo que cada departamento y empleado sea más eficiente, productivo y estructurado.

La gestión documental es la captura y organización de toda la información para facilitar su búsqueda dentro de tu empresa.

Los documentos físicos son escaneados, archivados en un servidor en carpetas electrónicas y clasificados automáticamente por fecha, nombre, proveedor, número de factura, etc.

Esta clase de aplicaciones nos ayudan a prevenir la pérdida de documentos, ya que se encontrarán seguros en un archivo digital, lo que nos permite evitar que una o más personas pierdan el tiempo buscando la misma información durante horas.

Con las soluciones de gestión documental, podemos hacer en tiempo real la captura de documentos, procesamiento digital, enviar el documento de una persona a otra para su aprobación (todo en forma digital), y hasta el almacenamiento de archivos en solo unos minutos.

A este proceso se le conoce como Flujo de trabajo.

[checklist icon=”fa-check” iconcolor=”#ef4023″ circle=”no” circlecolor=”” size=”16px” class=”” id=””][li_item icon=”fa-star”]

El principal objetivo del flujo de trabajo es reducir tiempos, automatizar procesos, darle seguimiento a actividades y tareas que se llevan a cabo dentro de tu empresa y hacer más eficaz a tu compañía reduciendo recursos en tareas que no producen ningún beneficio directo.

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El procesamiento de la documentación que se genera en una empresa, consume tiempo y mucha mano de obra.

La implementación de este tipo de soluciones supone otra ventaja importante; la reducción de papel.

Documentos físicos que iban a parar a un archivero, ahora se podrán consultar por uno o más empleados de forma directa a través de la red, visualizando el mismo documento de forma simultánea.

Las soluciones móviles, cubren las necesidades de cualquier oficina, como por ejemplo; aprobar información desde las tablets, aumentar la colaboración del personal a través de las redes sociales corporativas, hasta la captura de datos importantes por medio de celulares, la cual, se podrá mandar imprimir directamente a la copiadora multifuncional o bien, continuar con el siguiente paso del flujo de trabajo que se haya configurado, agilizando la toma de decisiones, evitando errores o la pérdida de interés de algún cliente.

Estas aplicaciones tienen como objetivo adaptarse a las necesidades reales de la empresa y ofrecer una solución que permita aumentar dramáticamente la productividad de tu compañía y tus empleados, traduciéndose en más eficiencia y menos costos.

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