DocRecord
Por Lic. Mónica Becerra Mendoza

A las empresas de hoy ya no les resulta práctico ni rentable archivar documentos físicos, ya que por la cantidad de información que guardamos, es muy probable que nos cueste trabajo recuperarla, o en el peor de los casos, se llega a extraviar. Eso ha dado pie a la necesidad fundamental de tener un programa que nos ayude a almacenar, organizar y archivar nuestros documentos digitalmente.

DocRecord captura perfectamente la información de tu compañía de acuerdo a datos clave como: nombre del cliente, número de factura, fecha, departamento, etc. y te da el control de tus documentos, ofreciéndote una completa solución electrónica para la creación de flujos de trabajo, archivo, impresión y distribución de documentos en un entorno digital. Es un programa modular y escalable, es decir, permite configurar la solución como mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.

Esta poderosa herramienta facilita documentar documentos electrónicos y te ayuda a mejorar en gran medida la eficiencia mediante la presentación de documentos electrónicos que pueden ser recuperados al instante. Esto quiere decir, que podrán buscar cualquier información en todo momento que se requiera, significa menores costos y más eficiencia.

A menudo, los documentos siguen flujos de trabajo complejos que requieren  distribución de copias, múltiples aprobaciones, revisiones, procesamiento y luego la presentación una vez completado. DocRecord te ofrece un método intuitivo que te ayuda a crear flujos de trabajo eficaces y fáciles de usar, reduciendo tiempos considerablemente. Otro de sus beneficios es que te proporciona el estado de tu documento así como su progreso dentro de un flujo de trabajo determinado.

Muchos documentos deben ser procesados y examinados después de haber sido recibidos y antes de presentarlos. Con DocRecord, podemos automatizar y mejorar significativamente estos procesos al dirigirlos a las personas correspondientes, permitiendo anotaciones y comentarios, sin omitir a ninguna persona que deba dar su autorización  dentro de dicho flujo de trabajo.

Con este programa podrás realizar auditorias en tus documentos, es decir, le darás seguimiento a cambios tales como modificaciones, borrado, reenvíos, etc. Con DocRecord tendrás un control total sobre tu información y quien la modifica, además, te ofrece una amplia gama de formas sencillas y automatizadas de capturar y organizar tus documentos e información, de modo que se ajuste a las actividades que se realicen en tu empresa.

¿Te parecería útil un software que reconozca y la vez pueda archivar documentos y, si lo deseas, los incorpore en un flujo de trabajo automatizado?

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