Por Lic. Mónica Becerra Mendoza

 

Automatizar los flujos de trabajo, es un tema que se está volviendo cada vez más importante para las empresas de hoy en día, porque consiste en crear un sistema que ayuda a organizar y controlar tareas, recursos y reglas necesarias para completar los procesos de una empresa.

Una aplicación de flujos de trabajo, consiste en automatizar la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución de un proceso, incluyendo el seguimiento de cada una de sus etapas. Uno de los propósitos principales para automatizar flujos es reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo. Gracias a este tipo de sistemas, dejaremos de preocuparnos por saber cuál es el paso a seguir dentro de un proceso, ya que este tipo de software informará qué persona sigue o en qué estado se encuentra el documento.

 

Uno de los primeros beneficios que podemos mencionar, es que este tipo de softwares reduce dramáticamente los errores y previene que las tareas queden inconclusas. Con un proceso, es imposible que una tarea quede sin finalizar, ya que el documento no podrá marcarse como concluido sin antes haber sido autorizado por todas las partes involucradas.

 

Otra ventaja importante es que el papeleo y el movimiento de documentos es eliminado, lo que reduce el desperdicio y ahorra tiempo.  La transmisión automática sin papel asegura que la información viajará rápidamente y de manera segura sólo a los interesados en dicha actividad. La asignación automática de tareas asegura que una vez un empleado ha terminado, no hay tiempos muertos para que el siguiente empleado comience su trabajo, de manera que nada se olvida, ni se pierde.

 

Además de la eficiencia en cuanto a mejora de los costos internos, un potente motor de flujos de trabajo como DocRecord, le ayudará a dar una respuesta más rápida a sus clientes y una sensación interna de apuesta por la tecnología.