Por Lic. Mónica Becerra Mendoza

 

Cada vez es más común que dentro de las oficinas llevemos a cabo diferentes acciones que nos permitan bajar costos al mismo tiempo que se cuida el medio ambiente y, para ello, un punto importante es el ahorro de papel. Para identificarlo, algunas de las preguntas que podemos hacernos son: ¿cuánto del papel que usamos para imprimir documentos, podemos ahorrar?, ¿cuántos de esos documentos se imprimen al menos un par de veces por necesitar de autorización de varias personas?, ¿hay impresiones que pueden hacerse por ambas caras? Sin duda, el papel es el material más usado por las empresas aún en nuestros días pero, por otro lado, parte del costo de impresión también es el tóner que se desperdicia en muchas ocasiones.

 

Para empezar, hay una acción un tanto obvia que podemos realizar para ahorrar papel:

 

Una buena parte del desperdicio de papel son hojas impresas en una sola cara. En este caso, es posible reutilizarlas para imprimir plantillas o bocetos en la otra cara, siempre y cuando revisemos que no tengan grapas, dobleces y/o perforaciones ya que éstas pueden dañar al equipo de impresión. El problema con esta medida es que es voluntaria y dependemos de que nuestros colaboradores la recuerden y quieran cooperar.

Otro manera de ahorrar papel, es contar con un software sencillo de control y administración (como Ysoft) donde se pueda configurar la regla de que todas las impresiones y copias de más de una página, sean impresas a doble cara y/o poder contabilizar la cantidad de copias o impresiones por persona o departamento por medio de una contraseña. Esta es además una manera sencilla de evitar que alguien se lleve impresiones ajenas “por error” ya que sólo se imprime un trabajo si se digita la clave para liberarlo. También se puede configurar que únicamente Dirección tenga permiso de imprimir a color, entre otros límites administrables. Estas reglas permiten ahorrar de un 30 a un 40% aproximadamente, porque todos nos comportamos de forma diferente cuando nos sabemos observados.

 

Otro de las situaciones que se presentan, y que provocan mucho desperdicio de papel,, es cuando alguien manda a imprimir un archivo grande, por ejemplo de 100 ó 300 páginas por equivocación y no tiene cómo cancelar la impresión. YSoft también permite eliminar este tipo de archivos directamente desde el Multifuncional, antes de que inicie la impresión, ahorrando aproximadamente $0.40 por hoja impresa (contando consumibles, servicio y papel). Si esto lo multiplicamos por la cantidad de impresiones que llegan a hacerse por esta razón, tendremos una buena suma que podríamos ahorrar mensualmente, además de la huella ecológica que podríamos reducir.

 

Si lo que tú necesitas es automatizar tus procesos internos, es porque probablemente requieres imprimir varias veces el mismo documento para recabar las firmas de distintas personas. Para este fin puede apoyarnos un software de flujo de documentos (por ejemplo DocRecord), que es una aplicación que nos ayuda a crear flujos de trabajo de manera muy sencilla, haciendo que el documento a firmar, se haga de manera digital y llegue a las personas involucradas por medio de su correo electrónico, colocando una firma digital e inmediatamente pasar a la siguiente persona hasta terminar con el flujo que se haya establecido y almacenando esos documentos en un servidor donde podrá ser guardado de acuerdo a como nosotros lo establezcamos para que, cuando sea necesario, lo encontremos muy fácilmente, lo que reduce de manera significativa el archivo físico.

 

Como puedes ver, hay múltiples formas para lograr el ahorro de papel si identificamos correctamente las necesidades de nuestra empresa y nos apoyamos en herramientas eficientes que nos ayuden a simplificar nuestros procesos y a economizar nuestros recursos.